Protección de datos al usar IA en el trabajo: guía práctica para despachos y autónomos

Por qué la privacidad importa más en un despacho

Gestorías, asesorías, administradores de fincas o abogados manejan a diario datos personales, económicos y, a veces, especialmente sensibles. Los clientes confían en que esa información se trata con cuidado, y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que así sea.

Usar una herramienta de IA no está prohibido, pero sí exige pensar qué datos se introducen, con qué finalidad y en qué condiciones los trata el proveedor.

El principio clave: minimizar los datos

El RGPD establece el principio de minimización: tratar solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Aplicado a la IA, significa que la mayoría de las tareas pueden hacerse sin introducir datos identificativos.

Para redactar una comunicación, resumir un documento o estructurar un informe, rara vez hace falta el nombre completo, el DNI o la cuenta bancaria del cliente. Puedes trabajar con referencias genéricas y completar esos datos después, fuera de la herramienta.

Qué no conviene introducir

Como regla general, evita introducir en herramientas de IA de uso general:

• Documentos de identidad, números de cuenta o datos de tarjetas.
• Datos de salud, afiliación sindical, ideología u otras categorías especiales.
• Contraseñas, claves de acceso o certificados.
• Información confidencial de la empresa o de terceros sujeta a secreto profesional.
• Documentos completos de clientes cuando basta con un fragmento anonimizado.

Elegir bien la herramienta y la versión

No todas las versiones de un mismo servicio ofrecen las mismas garantías. Antes de usar una herramienta de IA en el trabajo, revisa si permite desactivar el uso de tus conversaciones para entrenar el modelo, dónde se tratan los datos y si el proveedor ofrece un contrato de encargo del tratamiento, como exige el artículo 28 del RGPD cuando trata datos personales por cuenta del despacho.

Las versiones profesionales o empresariales suelen ofrecer mejores condiciones de privacidad que las gratuitas, por lo que conviene valorarlas si vas a usar la IA de forma habitual con información de clientes.

Formar al equipo y fijar reglas por escrito

La mayoría de los riesgos no vienen de la herramienta, sino del uso que se hace de ella. Un documento breve con las reglas del despacho (qué herramientas están permitidas, qué datos nunca se introducen y quién revisa los resultados) evita muchos problemas.

Además, el Reglamento europeo de inteligencia artificial pide a las organizaciones que utilizan sistemas de IA que procuren un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal. Una formación básica sobre su funcionamiento, sus límites y sus riesgos es una buena inversión.

Revisar siempre antes de usar

La protección del cliente no termina en los datos de entrada. Los resultados de la IA pueden contener errores, y un documento enviado sin revisar puede perjudicar al cliente tanto como una filtración. Revisar cifras, fechas y referencias es parte del uso responsable.

Si quieres incorporar la IA a tu gestoría o asesoría con un método que tenga en cuenta la información que introduces y los textos que envías, la guía Tu gestoría con IA incluye listas de comprobación específicas para ello.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden introducir datos de clientes en ChatGPT u otras herramientas de IA?

Lo recomendable es evitarlo siempre que sea posible, trabajando con datos anonimizados. Si se tratan datos personales, hay que revisar las condiciones del proveedor, la base legal del tratamiento y la existencia de un contrato de encargo del tratamiento.

¿Qué dice el RGPD sobre el uso de inteligencia artificial?

El RGPD no prohíbe usar IA, pero sus principios se aplican igual: minimización de datos, finalidad, seguridad y, cuando un proveedor trata datos por cuenta del despacho, un contrato de encargo del tratamiento.

¿Cómo usar la IA de forma segura en un despacho?

Fijando por escrito qué herramientas se usan y qué datos nunca se introducen, eligiendo versiones con buenas garantías de privacidad, formando al equipo y revisando siempre los resultados antes de enviarlos.